指描述档案内容特徵的一些讯息或文件。在某些程式语言的写作中，对于所使用的档案必须先加以定义和描述，甚至要将程式的内部所使用的资料档或资料栏名和外部资料档间作对等的定义，使得程式可正确地使用外部资料档。
在系统分析及设计阶段，对于所使用的档案亦有一定的定义方式，包括使用的栏位、栏位长度、栏位性质等皆需在系统文件中明确定义。